11 claves de la planificación de proyectos que debes conocer

Seguro que alguna vez te ha pasado algo como esto en tu trabajo. De repente y sin saber muy bien cómo te piden hacer algo que no esperabas, con lo que no contabas, y que a primera vista parece casi imposible conseguir.

Es ese tipo de proyectos que son urgentes (…muy urgentes), importantes, que hay que hacer en tiempo record, bajo presión y con recursos limitados. De repente todo son prisas, la gente se pone nerviosa y esperan que te pongas a hacer, hacer y hacer cosas para llegar al objetivo.

Pues no. Mejor… párate a pensar. ¿Y si dedicas tiempo a pensar cómo lo vas a hacer? Ahí reside la clave del éxito: en la planificación. Muchas veces parece que si te paras a pensar estás perdiendo el tiempo porque cuando alguien te pide que hagas algo espera precisamente eso, que “hagas”, no que pienses :). Pero es un error. Al menos mi experiencia me dice que es un error.

Entrar en modo pánico y ponerse “a correr” no suele dar buenos resultados porque trabajar de forma atropellada y sin pensar puede parecer que funciona al principio…pero al final, si es que consigues llegar al objetivo habrá sido más fruto de la casualidad que el resultado de un buen trabajo, y posiblemente por el camino hayas tenido que deshacer cosas que habías hecho, no lo habrás hecho con la calidad que querías y hasta puede que hayas conseguido un principio de úlcera.

Ser capaz de mantener la calma bajo presión no es fácil. Claro que no. En parte te lo da la experiencia, el conocimiento y la práctica, pero en parte tiene que ver con cómo son las personas y su capacidad para, en cierta forma, “abstraerse” del estrés para ser capaces de analizar el problema desde fuera y plantear un plan de acción. Pero seas como seas, y tengas o no esa capacidad para mantener la calma, siempre hay algo que puedes hacer y es precisamente dedicar tiempo a la planificación.

Y dicho esto, vamos con la planificación.

No se trata tampoco de llegar a la parálisis por el análisis porque si la presión de tiempo es clave tendrás que ser capaz de manejar el escaso tiempo que tienes y ajustarlo a cada fase del proceso. Pero sí hay que analizar las cuestiones clave para diseñar un plan que te permita llegar al objetivo. Y ¿Cuáles son?

1. Información, objetivos y alcance. Antes de nada necesitas tener toda la información posible sobre el proyecto, entender cuál es la necesidad, qué objetivos se quieren conseguir y cuál es el alcance. Cuanto más sepas mejor resultará el plan de acción. No tengas miedo a preguntar. Pregunta todo lo que necesites saber referente a la petición que te hacen. Entiende el contexto. Combina lo que te puedan contar las personas que te están pidiendo el trabajo con lo que puedas investigar por tu cuenta. Para trabajar sobre algo hay que saber, al menos los básicos, de ese algo… o lo que es lo mismo “de qué estamos hablando”.
2. Personas clave. Identifica quienes son las personas clave para llegar al objetivo: quienes tienen la capacidad para tomar decisiones relativas al proyecto, quienes pueden apoyarte, quienes son los mejores para hacer ese trabajo y quienes tienen que estar al tanto de la evolución.  Con todos ellos vas a trabajar. Y también quienes pueden dificultar el proceso o convertirse en “stoppers” para poder anticiparte y manejarlo de la mejor manera posible.
3. Recursos. Analiza qué tienes y qué te falta para llegar al objetivo. Personas, tecnología, materiales…lo que sea. Cuántas personas y qué tipo de personas necesitas para el trabajo que hay que hacer. No por poner mucha gente a trabajar de forma no coordinada en lo mismo llegarás a un mejor resultado y no necesariamente tener “más manos” tiene que ser la clave para llegar al objetivo.
4. Costes. El dinero siempre es importante y los presupuestos siempre son finitos. Si necesitas invertir en algo para poder llegar a tu objetivo analiza antes el coste y el beneficio que supone y negocia las condiciones. Argumenta porqué necesitas invertir en eso y las consecuencias de no hacerlo.
5. Priorización. Aun cuando puedas ir avanzado varias cosas en paralelo no podrás hacerlo todo a la vez así que tienes que priorizar. La prioridad 1 es planificar y esa misma planificación te dará el siguiente orden de prioridades.
6. Delegación. Tampoco puedes hacerlo todo tu. Identifica qué parte de todo lo que quieres hacer puedes delegarlo en personas de tu equipo o personas involucradas con el proyecto y en quienes confías para hacerlo. Y una vez que lo hagas, dales autonomía y confía en su trabajo.
7. Tiempo.. Tienes que conocer los plazos y planificar en base a ellos. Ten en cuenta siempre que puede haber incidencias, imprevistos, retrasos… maneja los tiempos siempre con un pequeño “colchón” que te permita hacer ajustes. Define un calendario de trabajo que sea conocido y compartido por todas las personas implicadas, los que están trabajando y los que han solicitado el trabajo. Marca los hitos principales y aunque el tiempo que tengas para hacer el trabajo sea muy limitado se realista con los plazos.
8. Derivadas. Todo proyecto tiene “derivadas” que en un principio puedes no conocer pero que pueden ir apareciendo por el camino. Intenta ir más allá de lo que te han pedido poniendo la vista en lo que puede venir como consecuencia de ese trabajo. Si entiendes el alcance del proyecto serás capaz de anticiparte a lo que pudiera venir como consecuencia del mismo.
9. Daños colaterales. Dedicar recursos y tiempo que no estaba previsto a un proyecto urgente supone que tienes que dejar de hacer temporalmente otras cosas o al menos ralentizarlas. Valora como hacerlo, cómo gestionarlo y comunícalo para que luego eso no se convierta en otro proyecto contra reloj.
10. Comunicación. Todo es importante pero la comunicación es crítica. Las personas que van a trabajar en el proyecto así como las que han solicitado el trabajo tienen que estar al tanto del mismo, tener toda la información necesaria, conocer los plazos y los tiempos y saber qué pueden esperar en cada momento. Establece una relación de colaboración con todos los que están involucrados. Cuanto mejor sea la comunicación mejora saldrán las cosas. Siempre.
11. Seguimiento. Y una vez que esté en marcha nunca te olvides del seguimiento. Revisa periódicamente cómo va el plan, ajusta tiempos y recursos y si es necesario re planifica.

Si tienes todo esto ya solo tienes que ponerlo en orden y la planificación saldrá casi sola. Habrás dedicado tiempo a recabar toda esta información, a ordenarla en tu cabeza y a pensar en la mejor alternativa posible para conseguir lo que quieres. Y nunca habrá un tiempo mejor invertido que ese.

Y ya solo te faltaría una cosa. Para mí la más importante: la ACTITUD. Si tu papel es planificar y coordinar el proyecto y, a fin de cuentas, conseguir llegar al objetivo, tienes que convertirte en el principal impulsor. Haz que las cosas sucedan. Involúcrate, identifícate con el proyecto, piensa en positivo, se amable y agradece el trabajo que hacen los demás. Si vives el proyecto como propio darás lo mejor de ti mismo y contagiarás esa involucración y esa actitud positiva a todos.

Autora: Esther Fernández es Responsable de Recruitment & Global Mobility de KPMG en España

Imagen: Keepcalm o matic