Las ventajas de la gestión integral de instalaciones

Las organizaciones necesitan una manera eficiente, respetuosa con la normativa y rentable para mantener la luz encendida, la fábrica funcionando, el césped segado y que otros servicios esenciales se presten adecuadamente. Dichos servicios podrían ser atendidos y prestados internamente, pero muchas organizaciones son conscientes de las ventajas de trabajar con un proveedor de servicios de gestión integral de instalaciones o Integrated Facility Management, (IFM en sus siglas en inglés), capaz de ofrecer múltiples servicios en un mismo contrato.

IFM no debe confundirse con los servicios agrupados. Los proveedores llevan décadas ofreciendo servicios agrupados. Mientras que un contrato tradicional de servicios agrupados únicamente cubre la ejecución de diferentes tareas a nivel operativo, el enfoque actual de IFM se centra en el ámbito tanto estratégico como táctico.

El ahorro de costes es una ventaja habitual asociada con IFM. Por su condición de especialista en la gestión de instalaciones, el proveedor de IFM puede recurrir a su amplia experiencia, métodos probados y economías de escala para agilizar la prestación del servicio y reducir los costes operativos. Asimismo, a menudo puede gestionar un grupo de servicios relacionados con menos personal que el que se precisaría para la prestación y la gestión de servicios por medio de múltiples proveedores o una combinación de recursos internos y proveedores subcontratados.

El rendimiento también puede ser mejor. El contrato de IFM promueve un cambio desde la gestión basada en aportaciones (horas y recursos) a una gestión basada en resultados (rendimiento). El gerente de las instalaciones de la organización dispone ahora de un único punto de contacto para todas las cuestiones relativas a la gestión de instalaciones, lo que supone una ayuda para la coordinación eficiente y la supervisión precisa de la prestación del servicio. Además, con un único responsable al que pedir cuentas, el gerente puede contar con una mayor capacidad de reacción y respuesta en caso de que surja algún problema.

En algunos casos, este cambio a una gestión basada en resultados puede resultar disruptiva para gerentes que intervienen de una manera muy directa, habituados a hacer seguimiento de las operaciones y gestionar programas de mantenimiento y múltiples contratistas. Incluso hoy en día, el cambio a contratos de IFM y basados en el rendimiento sigue suponiendo un obstáculo para muchas empresas que continúan trabajando con múltiples proveedores en un régimen de tiempo y materiales. Por otro lado, un contrato de IFM puede ayudar a los gerentes a entender mejor el coste total de la titularidad, la gestión de riesgos, el rendimiento de los proveedores y la mejora de procesos, lo que les ayuda a alinear el valor de negocio de los servicios con los objetivos generales de la organización.

IFM en el sector público

El recurso a IFM no se limita al sector privado. En el Reino Unido, el sector público está suponiendo un crecimiento significativo para la gestión integral de instalaciones. En un momento en el que el Gobierno está reduciendo la financiación para rebajar los niveles de deuda, conseguir más con menos se ha convertido en el lema de las autoridades locales en todo el país. La fórmula del IFM está consiguiendo impulso como método de recorte de costes. Actualmente supone en torno a la cuarta parte del mercado de servicios a municipios.

Los nuevos proyectos de infraestructuras y vivienda social crearán una mayor demanda de servicios de IFM. El Gobierno británico ha asignado más de 58.000 millones de libras a inversiones en proyectos de vivienda, regeneración, educación, sanidad y justicia. El escenario del Brexit probablemente acelerará esta inversión como manera de mitigar un impacto negativo en el crecimiento económico.

Asimismo, se están adoptando iniciativas de IFM por parte de entidades gubernamentales a cargo de la gestión de la energía y la sostenibilidad, como manera de abordar el endurecimiento de la legislación sobre CO2 y objetivos de eficiencia energética. Se está produciendo una evolución de los proveedores de servicios desde la prestación de servicios generales de IFM hasta la oferta de gestión especializada de energía y servicios relacionados aún sin cubrir.

A pesar de este crecimiento, el mercado de IFM sigue siendo volátil en el Reino Unido. Ante la continua presión fiscal y el replanteamiento de los servicios públicos, el impacto potencial del Brexit y otros factores, tanto los modelos internos como los subcontratados tienen sus defensores. Las opciones no son especialmente complejas. Sin embargo, el entorno político complica extraordinariamente la situación para el Gobierno local a corto plazo.

Kristian Dales, director de Ventas y Marketing en FCC Environment, compañía que trabaja con gobiernos locales en la gestión de instalaciones, nos trasladaba su visión: “La incertidumbre sigue siendo una característica clave del mercado actual de IFM. Actualmente existen algunos organismos que eran privados y que vuelven a ser públicos, y algunos que son públicos pero se están planteando la privatización”.

Al mismo tiempo, Dales ve un potencial significativo para IFM en el Reino Unido. “Muchas empresas grandes y altamente sofisticadas están desarrollando ofertas de IFM que van a llegar muy pronto al mercado. Esperamos un entorno altamente competitivo que va a exigir una estrategia comercial agresiva. Para algunos proveedores de servicios, ello puede incluir uniones temporales de empresas, alianzas o adquisiciones de empresas locales o de pequeño tamaño para lograr suficiente capacidad y amplitud a fin de competir en el mercado”.

Principales prácticas para IFM

Jean Morren, presidente de la International Facility Management Association (IFMA en sus siglas en inglés), de Bélgica, compartía con nosotros sus reflexiones sobre cómo pueden las organizaciones aprovechar al máximo su enfoque de IFM. “Tanto la organización como el proveedor de servicios de IFM deben comprender claramente sus expectativas recíprocas. Durante las negociaciones del contrato de servicios, ambas partes necesitan establecer expectativas en lo que respecta al alcance y el nivel de los servicios, y dichas expectativas han de ser explicadas en detalle en el acuerdo de nivel de servicio o Service Level Agreement (SLA en sus siglas en inglés)”.

Morren subraya también la importancia de la comunicación más allá de los correos electrónicos y las cartas. Las reuniones presenciales frecuentes y las discusiones a fondo son esenciales para articular las preocupaciones, examinar los problemas y ajustar las estrategias mientras se avanza. Al igual que en cualquier área del negocio, el objetivo es aumentar la cooperación y las sinergias entre las partes interesadas, al tiempo que se evitan novedades imprevistas que pudieran ocasionar posibles problemas. Añade que las partes interesadas deben establecer referencias acordadas de rendimiento y, seguidamente, supervisar las operaciones para velar por que los objetivos de los SLA se cumplan de acuerdo con el plan.

Quizá el elemento más importante para el éxito de una iniciativa de IFM, según Morren, es una relación de trabajo sólida entre la organización y el proveedor.  Con los servicios no agrupados –dice– el enfoque suele limitarse al recorte de costes y el aumento inmediato de la eficiencia. No obstante, IFM puede conducir a un enfoque más estratégico en la gestión de instalaciones. “De múltiples formas, el proveedor pasa a formar parte de la organización. Todo el mundo sigue pensando en las tácticas operativas, pero también están considerando estrategias a largo plazo para el éxito de la organización. Ese es el verdadero valor de IFM”.

El futuro de la gestión de instalaciones

En las últimas décadas, la gestión de instalaciones se ha sometido a una compleja evolución, desde servicios unitarios a enfoques de servicios agrupados y, posteriormente, métodos de IFM diseñados para congregar a personas, procesos y tecnología en aras de la mejora de las operaciones y la ventaja competitiva. Diferentes sectores verticales, países y regiones muestran niveles de madurez diversos en la adopción de IFM. El aumento de los requisitos normativos, la presión del coste, los cambios en los diseños arquitectónicos y las nuevas ideas sobre el entorno de trabajo de los empleados garantizan que esta evolución se va a mantener.

Hay algo que es cierto: IFM ha demostrado que cuenta con la flexibilidad, la eficiencia y la sostenibilidad necesarias en los mercados actuales.

Accede al informe 2018 Emerging Trends in Infrastructure, que repasa las últimas tendencias en el sector de infraestructuras y subraya la forma en  que las nuevas tecnologías y la rápida innovación están impulsando nuevos modelos, enfoques y herramientas  además de reducir los costes.