Comisión de Auditoría: incorporación y formación inicial

La Comisión de Auditoría tiene cada día un papel más relevante. Debe vigilar y supervisar información y procesos críticos. Para cumplir con eficacia sus funciones, sus miembros deben tener conocimientos, experiencia, rigor y saber hacer las preguntas oportunas para retar los planteamientos del equipo gestor y establecer con ellos un diálogo continuo y constructivo. Desde el Audit Committee Institute (ACI) de KPMG en España queremos aportar reflexiones y preguntas clave que deberían plantearse en la Comisión de Auditoría. Ése es el objetivo de la serie que ponemos hoy en marcha bajo el título Comisión de Auditoría: cuestiones clave para una supervisión eficaz.  La serie se nutrirá quincenalmente de nuevos artículos que irán abordando cuestiones clave de la Comisión de Auditoría.

Este primer artículo aborda el proceso de incorporación y la formación inicial de los nuevos miembros. De la calidad con que se lleven a cabo estos procesos dependerá la curva de aprendizaje que todo nuevo miembro debe superar y la rapidez con la que podrá contribuir de forma significativa en las reuniones de la Comisión de Auditoría.

Entender la entidad —sus operaciones, estrategias, riesgos y equipo de dirección—, así como las responsabilidades y la cultura de la organización, el consejo y de sus comisiones lleva tiempo. Ahora bien, un programa de formación inicial estructurado —que incluya información esencial y manual con instrucciones, conversaciones de calidad con profesionales clave y una hoja de ruta para ponerse en marcha— puede acelerar y facilitar en gran medida la integración de un nuevo miembro de la comisión y su contribución a la labor de la misma.

En el caso de nuevos miembros de una Comisión de Auditoría, la formación inicial presenta un nivel añadido de dificultad en comparación con los miembros del consejo en general en vista de la complejidad y el alcance de las cuestiones en materia de información financiera/contabilidad, área jurídica/cumplimiento normativo y supervisión de riesgos que debe abordar la comisión de auditoría.

Es una buena práctica de gobierno corporativo ofrecer un programa de formación inicial a los nuevos miembros. El presidente y/o el secretario de la comisión deben garantizar que todo programa de formación inicial se personalice para adaptarse a las necesidades específicas de cada miembro. Por tanto, aunque todos los consejeros precisarán una formación inicial sobre la propia organización, un consejero que asuma su primer puesto en la Comisión de Auditoría necesitará algo diferente.

El presidente de la Comisión de Auditoría deberá plantearse una revisión del programa de formación inicial para el nuevo miembro una vez transcurridos varios meses para plantear cualquier duda que puedan seguir teniendo, así como para mejorar el proceso de cara a las próximas incorporaciones.

Incluso una vez que un nuevo miembro de la comisión ha recibido la formación inicial, se deberá dar continuidad a su desarrollo y formación. Los miembros de la Comisión de Auditoría deben ser objeto de un desarrollo profesional continuado para facilitarles su labor y asegurar que cuentan con los conocimientos y habilidades necesarios para abordar las constantes situaciones de cambio a las que se enfrenta la compañía.

Elementos básicos de un programa de formación inicial

-Facilitar un manual o paquete informativo y de iniciación a la organización que incluya, como mínimo:

• la visión global de su modelo de negocio y organizativo y de su estrategia,
• el entorno tecnológico en el que opera,
• copias de los últimos informes financieros y publicación de resultados,
• las condiciones de organización y funcionamiento de la comisión y las actas de las últimas reuniones,
• el plan de auditoría interna y externa
• el registro de riesgos, tanto financieros como no financieros,
• cualquier desglose sobre la efectividad del control interno y políticas corporativas relevantes, como el código de conducta y la política de denuncia de irregularidades.

–Reuniones con el presidente de la Comisión de Auditoría y otros miembros para entender  su papel y objetivos, el puesto -incluyendo el compromiso esperado del nivel de dedicación- y las expectativas

-Reuniones con los principales miembros de la dirección -incluidas visitas a localizaciones clave de la organización- para debatir las cuestiones actuales de auditoría y de presentación de información financiera, así como las referentes a los controles internos.

-Reuniones con los auditores externos e internos para entender los riesgos de auditoría y los planes de auditoría.

–Reunión con la Dirección de Asesoría Jurídica para entender el marco regulatorio y normativo de la compañía y el sector en el que opera, así como el estado de cualquier litigio en curso

Preguntas clave para la Comisión de Auditoría

• ¿Quién se encarga de preparar el paquete de información de formación inicial? ¿Cuándo debe facilitarse?
• ¿Qué deberíamos incluir en el paquete de información?
• ¿Quién debe participar en su preparación?
• ¿Cómo se facilitará la información al nuevo miembro? ¿Se escalonará e intercalará con reuniones con miembros relevantes de la dirección?
• ¿Cuál es la trayectoria del nuevo miembro? ¿Ya tiene experiencia en comisiones de auditoría? ¿Cómo puede personalizarse el paquete informativo para adaptarlo de manera óptima al nuevo miembro y facilitar su incorporación?

• ¿Qué precisa saber el nuevo miembro o qué información se le ha facilitado antes de reunirse con los diferentes miembros de la dirección para potenciar al máximo las ventajas de estas reuniones?
• ¿Bastará para el nuevo miembro asistir a reuniones regulares de la dirección o deberían programarse reuniones específicas adicionales con directivos concretos?
• ¿Con quién deberá reunirse el nuevo miembro? ¿Qué lugar o localizacións clave de la organización debería visitar el nuevo miembro?
• ¿En qué momento debería reunirse el nuevo miembro con el responsable de auditoría interna?
• ¿Cómo puede asegurarse que el responsable de auditoría interna sea capaz de facilitar una valoración real de los riesgos, la gestión y los controles internos de la sociedad?

• ¿En qué momento debería reunirse el nuevo miembro con el socio principal de auditoría?
• ¿Cómo puede asegurarse que el socio principal de auditoría sea capaz de facilitar una valoración real de los riesgos, la gestión y los controles internos de la sociedad?
• ¿Existen otros asesores externos con los que el nuevo miembro debería reunirse en el marco del programa de formación inicial?
• ¿Sería beneficioso para el nuevo miembro atender a las reuniones con inversores?
• ¿Facilitaría la labor del nuevo miembro recibir formación/directrices de formadores externos (contabilidad, gestión de riesgos, sector, etc.)?

• ¿Quién se encarga de supervisar el desarrollo profesional continuado? ¿Cómo se supervisa?
• ¿Están los miembros de la comisión lo suficientemente expuestos hoy en día a las cuestiones sectoriales? ¿Son necesarias sesiones informativas internas adicionales para facilitar actualizaciones más regulares sobre cambios en las circunstancias?
• ¿Asistir a seminarios organizados externamente beneficiaría a los miembros de la comisión? ¿Sería buena idea invitar a expertos en materias concretas a las reuniones de la comisión de auditoría?
• ¿Contribuye el socio principal de auditoría a facilitar directrices en cuanto a los avances sobre presentación de información financiera y otras cuestiones contables relevantes?