Qué hacer ante una inspección de la CNMC

Desde la entrada en vigor de la Ley 15/2007, de 3 de julio, de Defensa de la Competencia, las inspecciones a locales de empresas se han convertido en uno de los pilares de las investigaciones de la CNMC, especialmente en casos de cárteles. En este sentido, una vez que una inspección ha sido válidamente ordenada, los inspectores designados tienen la posibilidad de revisar toda la información relacionada con la actividad profesional de la empresa, con independencia de su soporte. Esto incluye no sólo la documentación contractual o comercial, stricto sensu, sino también toda la correspondencia electrónica de los empleados y sus notas manuscritas.

Pese a los esfuerzos de las autoridades por afectar lo menos posible la actividad de la empresa, afrontar una inspección puede ser una situación complicada y, hasta cierto punto, desconcertante para las empresas inspeccionadas. Por ello, conviene que las empresas se encuentren preparadas y conozcan, de antemano, las obligaciones y derechos que le asisten en estas situaciones.

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Obligaciones ante una inspección

En lo que se refiere a las obligaciones, el primer deber de una empresa ante una inspección es la de identificar, de forma rápida, a la persona o personas que tienen capacidad para consentir la entrada de los inspectores y a quienes se encargarán de coordinar la respuesta de la empresa a la inspección.

En segundo lugar, identificados los responsables de la empresa, deben valorar, a la vista de la documentación aportada por la autoridad y en ausencia de orden judicial, si consienten a la entrada de los inspectores en los locales de la empresa. Se trata de una decisión que debe tomarse caso por caso, a la vista de todas las circunstancias presentes y, siempre que sea posible, con asesoramiento legal externo.

En tercer lugar, una vez iniciada la inspección, la empresa tiene el deber de cooperar con los inspectores, siendo susceptibles de ser sometida a un procedimiento por obstrucción en el caso de que, de forma directa o indirecta, pueda frustrar u obstaculizar el normal desarrollo de la inspección. En este sentido, deben trasladarse a los empleados afectados por la inspección ciertas pautas de comportamiento básico:

• Ningún empleado que tenga conocimiento de la existencia de una inspección en curso puede comunicárselo a ninguna persona dentro o fuera de la empresa, salvo las personas expresamente designadas por la empresa para la gestión de la inspección.
• Desde el momento que tienen conocimiento de la inspección, ningún empleado puede destruir ningún documento, físico o electrónico.
• No debe facilitarse a los inspectores ninguna información que sea incorrecta o engañosa.
• En caso de potencial conflicto, los empleados deben evitar confrontaciones con los inspectores, elevando cualquier queja o duda sobre el comportamiento de los inspectores a los responsables designados por la empresa para la coordinación de la inspección, que será quien decida cómo proceder.
• En el caso (muy habitual) de que los inspectores precinten alguna dependencia de la empresa, ésta debe evitar a toda costa la ruptura o manipulación de los precintos colocados por los inspectores.

Derechos ante una inspección

En cuanto a los derechos, el primero de ellos es el de estar asistido en la actuación inspectora por asesores legales externos, si bien su presencia no es necesaria para el inicio de la inspección.

En segundo lugar, la empresa tiene derecho a que los inspectores respeten el secreto de las comunicaciones de la empresa y sus empleados vinculadas a asesoramiento legal externo. En este sentido, para poder ejercer este derecho, la empresa tiene el deber de identificar activamente los documentos que puedan ser incluidos en esta categoría (que cubre tanto la correspondencia con los abogados externos como la correspondencia y documentación interna vinculada o preparatoria de dicho asesoramiento).

En tercer lugar, la empresa tiene derecho a no auto-incriminarse, por lo que puede negarse a que sus empleados contesten a preguntas que puedan suponer una admisión de responsabilidad por parte de la empresa.

En cuarto lugar, la empresa tiene derecho a negarse a firmar el acta de la inspección en caso de desacuerdo con la redacción o la descripción de los hechos. En el caso de que los inspectores se nieguen a corregir algún aspecto sustantivo del acta, la empresa puede hacerles entrega de un escrito de manifestaciones para que incorporen a la información incautada.

Cuando finaliza la inspección

Una vez concluida la inspección, la empresa debe extremar su diligencia en el análisis de los documentos incautados por la autoridad y en la investigación de los hechos que pueden rodear la inspección, con el objeto de valorar próximos pasos. Esta valoración debe incluir siempre una reflexión sobre la posibilidad de presentar una solicitud de reducción de la multa en casos de cártel (clemencia).

Debe igualmente mostrarse diligencia a la hora de identificar documentos que la autoridad se hubiera llevado por error, con el objeto de solicitar su recuperación lo antes posible. Al mismo tiempo, en el caso de que se hubieran detectado irregularidades en el desarrollo de la actuación inspectora o algún defecto en la orden de investigación o, en su caso, el auto judicial que ordenase la entrada, la empresa debe analizar las posibles vías de recurso.