Obtener la información adecuada

Para que las comisiones de auditoría sean verdaderamente eficaces y efectivas, es fundamental poder acceder de manera oportuna y entender con claridad toda la información relevante que estas necesitan para cumplir con sus responsabilidades. Cómo proceder para conseguirlo es el objetivo de este nuevo artículo de la serie Comisión de Auditoría: cuestiones clave para una supervisión eficaz.

Pese a ser independientes, diligentes y experimentados, los miembros de la Comisión de Auditoría nunca serán completamente eficaces en el desarrollo de sus funciones salvo que tengan acceso y puedan entender toda la información relevante para el papel que desempeñan.

Es primordial que la Comisión de Auditoría considere la información que cabría esperar de la dirección, cuándo debería obtenerla y la mejor manera de comunicarla.

La Comisión de Auditoría debe insistir en recibir información de alta calidad con suficiente antelación para que puedan estudiarse los problemas antes de las reuniones formales, además de para mantener un debate informado y realizar los cuestionamientos correspondientes y adecuados.

Una información de alta calidad es aquella que resulta apropiada para poder tomar decisiones sobre un  tema en cuestión: debe ser precisa, clara, completa, actualizada, concisa y oportuna; presenta un resumen del contenido de cualquier documento para facilitar la comprensión del mismo e informar al director de lo que se espera de él o ella al respecto.

En última instancia, el presidente es el responsable de garantizar que los miembros de la Comisión de Auditoría reciban esa información precisa, oportuna y clara. Como tal, deben tener conversaciones abiertas y sinceras con la dirección sobre los tipos específicos de información que los miembros de la Comisión de Auditoría precisan para cumplir con sus obligaciones, entendiéndose que dicha información requiere un perfeccionamiento constante.

La dirección de la entidad también debe ser consciente de que un exceso de información resulta tan perjudicial para la labor de la Comisión de Auditoría como una información insuficiente.

Además de recibir informes y documentación de la dirección y otras partes involucradas, la Comisión de Auditoría también debería estar en contacto con todos sus grupos de interés. En la mayoría de las empresas, la Comisión de Auditoría mantiene habitualmente reuniones informales con el presidente del consejo, el consejero delegado, el director financiero y los auditores para estar al día en todos los frentes. Las visitas in situ son otra gran herramienta para recibir la información que la comisión necesita de cara a poder sondear y cuestionar con eficacia a la dirección.

Preguntas clave para la Comisión de Auditoría:

• ¿La información obtenida proporciona una visión clara de los resultados subyacentes de todas las partes del negocio?
• ¿Recibe la comisión un análisis financiero claro que coincida con el modelo operativo actual de la empresa, resalte los acontecimientos/distorsiones puntuales frente a la competencia, se adapte a las cuestiones en curso y sea coherente con la información financiera externa de la empresa?
• ¿Se reconocen y abordan los retos operativos clave? ¿Toda la información recibida es relevante, prospectiva y tiene el enfoque correcto?
• ¿Los informes financieros recibidos reflejan las mejores opiniones de la dirección sobre los resultados pasados y futuros?
• ¿La información brinda una imagen suficientemente clara de los resultados y las operaciones para cuestionar a la dirección de manera efectiva?
• ¿Entiende claramente todos los aspectos operativos relevantes, tanto actuales como previstos, y sus consecuencias financieras anticipadas?

• ¿Se consulta a la comisión y tiene ésta acceso a información relacionada con informes financieros y de negocio, gestión de riesgos, controles internos y relaciones de auditoría?
• ¿Se están evaluando las políticas de fraude, ética y denuncia de irregularidades y considera la comisión que los resultados de estas evaluaciones incluyen el buen gobierno y la pauta marcada desde la dirección; la detección e investigación de la evaluaciones de riesgos; la formación y concienciación; la monitorización y la supervisión?
• ¿Responde la estructura de TI de la empresa a las necesidades del negocio?
• ¿Se están gestionando con efectividad los principales riesgos del negocio y la información facilitada a la comisión es relevante y comprensible?

• ¿Recibe la comisión la información que necesita sobre futuras necesidades de financiación, acuerdos de financiación comprometidos y cumplimiento de convenants?
• ¿Es consciente la comisión de los riesgos y los planes de contingencia relevantes para cualquier transacción significativa extraordinaria?
• ¿Qué información se facilita acerca de cómo se convierten los beneficios en efectivo? ¿Se da prioridad suficiente a la generación de efectivo?
• ¿Tiene la comisión visión suficiente sobre cómo se gestionan los riesgos financieros significativos? ¿Está satisfecha con los controles internos implantados y con la información recibida sobre dichos riesgos significativos?
• ¿Puede demostrar la dirección el equilibrio adecuado entre riesgos y compromisos, y cumplir los objetivos?
• ¿Tiene la comisión una visión efectiva sobre los compromisos contractuales?
• ¿Cómo sabe que las obligaciones fiscales se están gestionando de manera efectiva? ¿Tiene oportunidad de cuestionar este proceso?
• ¿Le consta que los auditores externos e internos están abordando cuestiones relevantes? ¿Está satisfecha la comisión con su alcance de auditoría, recursos e independencia?
• ¿Recibe información coherente y fiable de los equipos de finanzas de la sociedad? ¿Puede comprobar que están realizando un cuestionamiento constructivo y que están trabajando de manera eficaz con el negocio?
• ¿Reciben los inversores una perspectiva razonable de la información que necesitan (más allá de los principales juicios contables e incluidos desgloses y comentarios de la dirección)?
• ¿Recibe la Comisión de Auditoría información relevante y comprensible sobre los sistemas de TI de la compañía y su relevancia y/o vulnerabilidades en términos de información financiera?