Los que nos dedicamos a las compras sabemos lo duro que es cambiar la percepción de una función que ha estado fuertemente marcada por un componente administrativo. Un departamento que suele adolecer de necesitar más profesionales, menor capacidad de influencia de lo que puede parecer y que afronta una tensión importante procedente de casi todos los departamentos de la organización.
Y es que, pese a no ser magos, hemos conseguido adaptarnos a los cambios –incluso sin disponer de toda la información, tecnología y formación necesarias-, con un contexto cada vez más complejo –operando en compañías grandes, globales y en entornos diversos y distintos y una gran presión competitiva- y exigencias y responsabilidades crecientes.
A estos retos se suma la relevancia del compliance, que exige con mayor frecuencia y detalle el reporte de las cuentas, el cómo y el cuándo. Y, por si estas complejidades fueran poco, las compañías exigen una mayor eficiencia de costes, estableciendo unos elevados objetivos de ahorro y al mismo tiempo una mejora de la facturación.
Pese a la complejidad, las exigencias y el entorno, lo cierto es que las personas que forman parte de la Función de Compras disponemos de las habilidades más relevantes para cumplir con los objetivos: grandes dosis de automotivación e inquietud. Como diría José Luis Abajo, el primer medallista olímpico español de esgrima en Pekin 2008, “tu actitud frente a las derrotas es lo que define tus victorias”.
Y es que esta actitud, junto a la tecnología y la innovación, genera una capacidad que puede parecer magia. Gracias a las nuevas tecnologías se han resuelto numerosos problemas, y se ha pasado de realizar compras a través de Excel a las ‘compras inteligentes’. Y no solo se resuelven problemas, sino que la Función de Compras se ha posicionado como la puerta de entrada de la innovación de la cadena de suministro, la fuente más importante y directa de ahorros, y muy responsable del camino hacia la sostenibilidad.
Prueba de esta disrupción de la Función de compras podemos citar los siguientes ejemplos:
¿Cómo evolucionaría la estrategia, el modelo de negocio y el retorno de una compañía si pudiera contar con un entorno en el que simular el comportamiento de vuestros contratos si se hubiera negociado de otra forma o con la información que ahora tenéis? ¿Y si esta información permitiera además plantear nuevas negociaciones en las que buscar el óptimo global por combinación de ‘X’ variables y ‘Z’ restricciones? ¿Y si todo eso, además, se pudiera realizar a ‘golpe de clic’ y no con miles de tablas dinámicas? La tecnología ya permite hacer realidad este escenario que antes parecía de ciencia ficción.
¿Qué sucede cuando la Función se enfrenta a decenas, cientos o a veces incluso miles de contratos tanto activos como expirados? Documentos que cuentan con información muy valiosa, pero compleja de acceder. Pero ¿y si fuera posible que la magia permitiera digitalizar, reconocer los metadatos (concepto que representa datos como “precio”, “producto”, “condiciones comerciales” y de “pago”, “fechas”, etc.) y ser capaces de integrarlos en nuestros sistemas?
Hoy la inteligencia artificial y los activos digitales permiten a las compañías optimizar el proceso de gestión de contratos por medio de la automatización cognitiva. A través de la implementación de un motor de procesamiento de lenguaje natural, se puede extraer la información relevante de estos documentos sin intervención humana y almacenarla en los sistemas de información de la compañía.
¿Cuántas veces se pierde visibilidad y trazabilidad sobre el gasto debido a un ineficiente sistema de codificación y de gobierno de maestros de datos? En estos casos la ‘magia’, en forma de inteligencia artificial aplicada al reconocimiento de patrones en descripciones, e incluso al reconocimiento de imágenes nos facilita la organización de la información que, unido a motores de análisis y visualización, permite trabajar en entornos dispersos, diversos o simplemente desordenados.
Uno de los grandes retos a afrontar. Un gran número de proveedores, muchos de ellos desconocidos para nosotros, compradores, pero con un impacto enorme en nuestra cadena de suministro. ¿No sería increíble ser capaces capturar en tiempo real información financiera, información sobre noticias que afectan a la capacidad de la compañía y su reputación, incluso la información sobre la performance de los contratos e incluso información que sirve apara cualificarlos? ¿Y si ese proceso de captura en tiempo real se tradujera en un rating que me alertara si cambia? ¿Y si a todo esto se une la información de los contratos, licitaciones, transacciones en un mismo sitio y a través de un solo clic?
Todo eso que antes era inalcanzable en tiempo y forma, mucho menos diariamente, en la actualidad es posible. Un punto de inflexión por el que los profesionales pueden dedicar un mayor tiempo a analizar la información y tomar decisiones.
En este caso, la ‘magia’ nos permite analizar y evaluar la información estructurada y no estructurada procedente de diversas fuentes externas (bases de datos, watch lists, sanciones, etc.) e Internet en múltiples idiomas. Y permite generar perfiles / scorings de riesgo y pistas de auditoría.
En la actualidad ya existen tecnologías, basadas en IA, que ofrecen la capacidad de detectar posibles fraudes y posibles no-cumplimientos. Detección y análisis de comportamientos anómalos, etc. ya son una ayuda real en nuestras organizaciones…
Y mucho más, como computación cuántica, blockchain, cloud computing, community intelligence, actionable data insights, supply chain finance… Todo un mundo de posibilidades.
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