Gestión del riesgo de fraude ante la crisis del COVID-19

La crisis del COVID-19 ha transformado nuestra realidad de forma drástica y repentina. En ocasiones, parece que las luces se hubieran apagado, quedando únicamente oscuridad y los ruidos inquietantes de la noche. Sin embargo, es necesario sosegarse y esperar a que los ojos capturen las partículas de luz que nos permitan descubrir caminos y soluciones antes ocultas.

Es evidente que esta situación es temporal, pero existe una gran incertidumbre acerca de su duración y consecuencias. En este contexto, quienes desarrollamos funciones relacionadas con la gestión del riesgo de fraude debemos permanecer alerta para anticipar y mitigar los riesgos asociados a esta crisis.

Una buena aproximación a este formidable reto consiste en reflexionar sobre las acciones a realizar en los tres ámbitos de la gestión del riesgo de fraude (prevención, detección y respuesta).

1. Prevención

Como punto de partida será clave realizar un ejercicio de risk assessment que tome en consideración las particularidades de cada organización y su exposición a factores de riesgo relacionados con esta crisis sanitaria; entre otros:

• Esta situación está siendo aprovechada por defraudadores para llevar a cabo esquemas poliédricos. En estos momentos se están produciendo multitud de fraudes y estafas relacionadas con (i) donaciones y actividades caritativas (p.ej. entidades sin ánimo de lucro que supuestamente proveen medicamentos y material sanitario); (ii) suplantaciones de identidad en todas sus variantes; (iii) oportunismo (p.ej. apropiación de sociedades y activos en condiciones ventajosas).  Las autoridades emiten con frecuencia alertas y recomendaciones que conviene revisar con cierta periodicidad.
• La crisis sanitaria ha conllevado un cambio sustancial en las formas de trabajo y está generando cambios en las actividades de algunas organizaciones, así como en sus estructuras organizativas. Las funciones responsables de la gestión del riesgo de fraude deberán permanecer puntualmente informadas de estos cambios para evaluar los factores de riesgo de fraude relacionados.  En especial llamamos la atención sobre la proliferación de acciones realizadas con carácter de urgencia para garantizar determinadas cuestiones críticas, como la cadena de suministro, que puedan abordarse sin seguir los procedimientos y controles predeterminados. 
• Unido a lo anterior, el teletrabajo supone modificaciones en las tareas y procesos que pueden ser aprovechados para ocultar fraudes internos en la medida que la interacción interpersonal se ve reducida.
• Las ayudas que eventualmente concedan administraciones públicas para paliar los efectos de la crisis sanitaria deberán ser gestionadas con el máximo rigor, siendo necesario establecer mecanismos de control para prevenir y detectar el uso fraudulento o inapropiado de estos fondos.
• Por último, recomendamos revisar, a la hora de valorar la probabilidad de ocurrencia e impacto de los diferentes riesgos de fraude, la intensificación de los tres factores que, conforme al modelo del triángulo del fraude, facilitan su comisión: los incentivos y presiones aumentan, el ejercicio de racionalización podría verse debilitado y, debido a los condicionantes mencionados anteriormente, las oportunidades pueden incrementarse.

Asimismo, la crisis del COVID19 está afectando a las operaciones en muchas organizaciones, con nuevos y crecientes riesgos que afectan a la cadena de suministro y a las interacciones con proveedores y clientes. En ocasiones es necesario identificar nuevas alternativas de suministro en plazos reducidos, circunstancia que pueden ser utilizadas por los defraudadores (anticipos por mercancías que no se suministran o servicios que no se prestan, impagos y otras circunstancias). Por tanto, resulta más importante que nunca realizar background checks de proveedores y clientes, particularmente en aquellos casos en los que no dispongamos de un track record previo o estemos trabajando en jurisdicciones de desconocidas o de alto riesgo.

Por otro lado, en el contexto actual, los esfuerzos en comunicación con los empleados adquieren una especial importancia como estrategia de mitigación. Los factores de riesgo identificados en el proceso de risk assessment deberán ser puestos en común con los responsables que gestionen las actividades afectadas. En este sentido, la situación actual constituye una buena oportunidad también para realizar acciones formativas que pueden proyectarse mediante sesiones de concienciación para los empleados o formaciones específicas destinadas a incrementar las habilidades y credenciales antifraude de los profesionales dedicados a esta labor.

Detección

Los factores de riesgo identificados en el ejercicio de Risk Assesment deberán ser mitigados mediante controles específicos. Esta acción tan necesaria puede ser aprovechada también para realizar una evaluación más amplia del diseño y funcionamiento del conjunto de controles antifraude de la organización.

Es relevante mencionar el uso cada vez más extendido de las técnicas de ingeniería de datos en la gestión del riesgo de fraude, que permiten identificar patrones de fraude que impactan significativamente en la cuenta de resultados (p.ej. fraude en compras). En este sentido, pueden aprovecharse estas semanas de confinamiento, para proponer un amplio programa de analítica de datos en el que, con espíritu crítico, se identifiquen incumplimientos o aspectos que contravengan lo establecido en las políticas y procedimientos. Estos análisis pueden contribuir decisivamente a aflorar incidencias y fraudes con impacto en la cuenta de resultados, que debe ser más protegida que nunca en estos tiempos tan difíciles.

Por otro lado, estamos ante una magnífica ocasión para revisar el funcionamiento de nuestros canales éticos y de denuncias. En el actual contexto, por causa del distanciamiento social el funcionamiento de otros sistemas de comunicación puede resentirse, es fundamental que nuestros canales de denuncia y consulta operen adecuadamente.  Concienciar a los empleados y permanecer alerta resultará diferencial para detectar a tiempo los incumplimientos y fraudes que pudieran producirse durante la crisis sanitaria.

2. Respuesta

Sin duda, uno de los mayores retos que enfrentamos en esta nueva situación es el de la respuesta ante situaciones de fraude e incumplimiento.

Esto se debe a que las medidas de distanciamiento social pueden afectar al normal desarrollo de las técnicas que aplicamos habitualmente en las investigaciones internas. No obstante, es importante estar preparados para responder porque la investigación temprana de los casos de fraude o incumplimiento es de vital importancia para las organizaciones y no puede esperar a que se solucione la crisis del COVID19.

En este contexto, podremos seguir aplicando las técnicas forensic accounting y data analytics con normalidad, pero deberemos adoptar ciertas pautas adicionales a fin de procurar el adecuado desarrollo de otras técnicas y metodologías; en particular:

• A la hora de desarrollar análisis basados en inteligencia corporativa, debemos considerar que no todos los registros públicos españoles e internacionales están operando con normalidad. Por ello, en muchos casos será necesario disponer de bases de datos alternativas o consultar otras fuentes.
• En el caso de las investigaciones que requieran adquirir y procesar datos electrónicos será necesario revisar nuestros protocolos internos y articular medidas especiales para realizar copias en remoto, transferir grandes volúmenes de datos y documentar adecuadamente la cadena de custodia. Para ello es importante que los profesionales dedicados a la gestión del riesgo de fraude se coordinen estrechamente con los responsables de sistemas.
• Los resultados de las entrevistas pueden verse afectados al ser llevadas a cabo de forma no presencial. Con carácter general, pero especialmente en el caso de entrevistas de contraste o admisión de hechos, recomendamos que tengan lugar por videoconferencia, dado que en estos casos es clave que exista contacto visual con el entrevistado.

En el símil que proponíamos al inicio, el paseante se ve sorprendido por la ausencia de información y perspectiva a futuro, pero, al igual que en ese caso, el tiempo que pasa inexorable colaborará en dejar esa primera sensación y la propia oscuridad atrás. Para la mayor parte de las organizaciones la crisis sanitaria está teniendo un impacto muy significativo en sus actividades y negocios y, en este contexto, se aprecia un creciente riesgo de fraude en sus múltiples variantes y con las habituales graves consecuencias. Es por ello que sugerimos establecer una estrategia antifraude que dé respuesta específica a esta situación.

Finalmente, nos gustaría expresar nuestra confianza respecto de la capacidad de resistencia y solidaridad ante de la adversidad de nuestra sociedad; y nuestro reconocimiento y cariño a los profesionales que están luchando en primera línea contra el virus.  Queremos expresar asimismo un recuerdo emocionado para los fallecidos en esta terrible crisis, así como nuestro más sentido pésame para sus familiares.