Hacia un proceso de reporting más eficiente

En este contexto, y para dar respuesta a este reto, crece la necesidad de una mayor coordinación de los distintos departamentos que lideran la preparación y revisión de esta información dentro de las empresas, y el uso de herramientas tecnológicas que permitan facilitar la tarea, a la vez que se promueven la eficiencia y la implementación de un adecuado entorno de control sobre la información divulgada.

¿Por qué y cómo deben las compañías revisar cómo generar esta información?

Observamos que cada vez aumenta también el número de compañías -del segmento mediano y grande- que se dan cuenta de que su proceso de preparación de la información financiera o no financiera todavía se caracteriza por aspectos muy rudimentarios, involucrando multitud de recursos y fases de revisión que ya han quedado obsoletos o no están justificados, si miramos la tecnología disponible. Y, por ello, se deciden a acometer proyectos de revisión de su actual proceso de generación y control de la información corporativa.

¿Hacia dónde dirigir la revisión? El uso de herramientas colaborativas de reporting narrativo o Management disclosure suele ser la piedra angular sobre la que descansará el trabajo de rediseño e implementación del nuevo proceso de divulgación de la información financiera y no financiera que requieren los grupos de interés a los que estas compañías se dirigen. Este proceso permite conseguir distintas ventajas y beneficios:

• Repartir la carga de trabajo de una manera más eficiente entre los recursos disponibles.
• Establecer una adecuada segregación de responsabilidades entre departamentos y los miembros dentro de un mismo departamento.
• Centrarse más en el contenido a divulgar que en el proceso de divulgación.
• Establecer de manera temprana las tareas y fechas de preparación y revisión.
• Trabajar multitud de personas en el mismo documento al mismo tiempo a la vez que queda registro de todo lo que han introducido o modificado.
• Acompasar el avance del documento en distintos idiomas.
• Automatizar la introducción de cifras y cuadros que provengan de distintas fuentes de datos.
• Definir controles de integridad, de subtotales y totales, de cruce, etcétera.
• Conocer en todo momento el grado de avance del proceso de preparación de la información.

Además, estas herramientas suelen incluir funcionalidades que permiten cumplir a las entidades cotizadas con requerimientos recientes como el Formato Electrónico Único Europea (ESEF, por sus siglas en inglés), de forma que se pueda completar el círculo de divulgación de información regulada y requerida en el ámbito mercantil.

Es evidente que un proyecto de este tipo requiere un esfuerzo importante la primera vez que se acomete, pero los beneficios que aporta, como la simplificación, la trazabilidad, la existencia de controles, y la reducción de reprocesos que introduce, permite rentabilizar esta inversión inicial desde el siguiente momento en que se debe volver a reportar información a los grupos de interés. Y, por tanto, lo convierte en una inversión muy productiva y justificada para todo tipo de compañías. Por nuestra experiencia en este tipo de proyectos, el esfuerzo y dedicación en este proyecto de modernización del reporting narrativo y su digitalización merecen la pena por los resultados obtenidos en la mejora en eficiencia que obtienen las empresas.