Ticketing jurídico: elemento clave de las Legal Operations
La función legal puede ver al ticketing jurídico como una herramienta para conseguir eficiencia operativa inmediata.
11 mayo, 2022
En la carrera por ser cada vez más competitivas y en un mundo que cambia a velocidad de crucero, es difícil encontrar el momento para hacer examen de conciencia y revisar qué estamos haciendo y por qué. Los grandes retos de nuestro tiempo han puesto a la función legal de las compañías en el punto de mira, porque cada vez se les exige más: que aporten más valor y que sean más ágiles y eficientes. “Cada vez más vemos que en las empresas, los departamentos legales están incrementando su tamaño porque se requiere un mayor volumen de servicios. Y eso al final presenta un reto que debemos enfrentar si queremos ser realmente competitivos”, tal y como señaló Alberto Estrelles, socio director de KPMG Abogados, en el evento ‘La función legal, clave para la innovación y transformación digital corporativa’.
Y es que, para responder a ese desafío, la función legal ha tenido que sumergirse en una transformación de su operativa, funciones y equipos en la que siguen inmersos y cuyo eje vertebrador es la digitalización. En palabras de Noemí Brito, directora responsable del área de Legal Operations & Transformation Services de KPMG Abogados, “el cambio más importante tiene que ver con un cambio de enfoque, por el que se conciba esta área como esencial para favorecer el acompañamiento al negocio en el diseño y lanzamiento de productos al mercado de manera competitiva, dejando de ser tanto un stopper para convertirse en aliada competitiva de negocio”.
En este camino de transformación, si bien las compañías deben tener en cuenta las especificidades que aplican según su sector, hay elementos comunes a todas, como pusieron de manifiesto los participantes al relatar su experiencia y visión de este proceso. El primero de ellos fue la necesidad de abordar una revisión de los procesos del área antes de buscar y adoptar una herramienta tecnológica concreta. Así lo indicó Luis Prendes, Global Director Legal Affairs & Digital Transformation de Telefónica de España, quien aseguró que surgen oleadas en las que todos nos transformamos porque los demás lo hacen, pero no nos preguntamos por qué ni qué queremos conseguir con ello. Y añadió: “superamos la tentación de ir a comprar herramientas y decidimos retrospectivamente hacer un levantamiento de nuestros procesos y abordarlo de manera multidisciplinar”.
Por su parte, Gisela Subira, Deputy Managing Director HR, Legal & Compliance de Allianz, destacó un paso previo a esta revisión de procesos. “Tradicionalmente, nuestro papel ha sido más parecido al de un cuerpo de bomberos, pues acudíamos donde había un fuego y lo apagábamos, y lo que hicimos fue evolucionar a una asesoría jurídica más consultiva”. Es decir: pasar de una actividad reactiva a una más proactiva de la función legal, y, además, ser partner estratégico y estar en la toma de decisiones. Es así, comentó Gisela Subira, como asesoría jurídica puede aportar mayor valor y pasar a ser un agente que acompaña y que impulsa a la organización hacia una mayor competitividad.
Coincidió con esta visión Cristina Sánchez, Global Compliance Officer & Data Protection, de Inditex, quien, debido a su doble responsabilidad, hizo hincapié en la necesidad de crear sinergias y, en su caso, de formar parte de un comité en el que también se encuentra la dirección financiera, el área de comunicación, toda la parte de operaciones, sostenibilidad, y transformación digital de la compañía. “Somos el soporte a negocio y tenemos que transformarnos nosotros para poder ayudar a los demás en la transformación”, subrayó Cristina Sánchez.
Daniel Abad, Global Staffer of BBVA Legal Department and Head of Operations of the Holding Legal Management Group, aportó la visión del sector financiero, un sector que lleva años volcado en la transformación digital y al que, en consecuencia, la función legal ha tenido que adaptarse. “En los últimos años, se ha producido, además, una evolución de los equipos legales en los grupos financieros que va a continuar. Esto es muy positivo porque los abogados estamos en el foco de la toma de cualquier decisión y el cliente interno nos quiere tener cerca, principalmente, aportando advise”.
Una vez analizados los procesos, es el momento de introducir la tecnología, las herramientas. Aquí, una parte fundamental es que las personas sientan suyo el proyecto y que cuenten con las competencias y conocimiento necesarios para ello. Luis Prendes, de Telefónica España, comentó a este respecto que “la transformación digital ha sido la principal herramienta que nos ha permitido descubrir talento al hacer responsables de ese proyecto a determinadas personas”.
La formación es, por tanto, una parte crucial del proceso. A este respecto, Gisela Subira destacó la necesidad de entender el negocio para poder asesorar bien y, “una vez contemos con eso, necesitamos competencias. En nuestro caso, necesitamos tener conocimiento de gestión de datos porque es uno de nuestros grandes activos en la casa”, señaló Gisela Subira. Y, sobre la gestión de datos, Cristina Sánchez, Global Compliance Officer & Data Protection de Inditex, trajo a colación la necesidad de salvaguardar la privacidad y hacer una correcta gestión de los datos, sobre todo cuando aplican normativas diferentes según las jurisdicciones. Para ello, en el retailer integraron el área de Data Privacy dentro del área de Tecnología. “Porque había tantos requerimientos y necesidades en materia de privacidad. Y diferencias entre las distintas regiones, que implicaba una serie de desarrollos específicos en la plataforma. Por ello, enmarcamos el área de Data Privacy como parte del equipo que desarrolla la plataforma digital de ecommerce, pero nos reportaban a nosotros”.
A los retos y desafíos mencionados, hay que sumarle una presión regulatoria que no ha dejado de incrementarse. “En los últimos años, ha aumentado en un 60% el número de normativas que aplican a todas las áreas y, sobre todo, en entornos digitales”, según señaló Noemí Brito, quien destacó la importancia de contar con herramientas tecnológicas que ayuden a controlar mejor estos desafíos y a tener un radar normativo que permita controlar mejor la amalgama regulatoria, sobre todo, a nivel de varias jurisdicciones.
Por todo ello, Alberto Estrelles, señaló que, al hablar de innovación y transformación, “estamos hablando de dotar de recursos y herramientas tecnológicas que nos ayuden a seguir mejorando continuamente”. Porque el concepto de transformación no implica únicamente incorporar herramientas tecnológicas, sino que consiste en atender a los diferentes equipos, personas, procesos, cadena de abastecimiento y sus procesos, principalmente, para reducir costes y aportar valor. Y, además, sin olvidar el espíritu que debe tener la función legal. Porque no se debe actuar solo para cumplir con una normativa, sino que la función legal debe acompañar al negocio para maximizar su aportación de valor y, por ende, la competitividad de la compañía.
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