COVID-19: Cómo gestionar los riesgos de procesos

Las mayores transformaciones suelen venir precedidas por la necesidad acuciante, y en esta línea, las crisis son siempre el mejor incentivo para adoptar el cambio. Lo estamos viviendo con la crisis derivada del COVID-19 estos días a nivel mundial pero con especial foco en España.

Este #yomequedoencasa tendrá un efecto que perdurará más allá del estado de alarma, por ejemplo, en nuestra forma de trabajar y de comunicarnos con nuestro entorno profesional: colegas, partners, clientes y proveedores. Los esfuerzos realizados, algunos de ellos con moderado éxito hasta la actualidad, para implementar medidas efectivas de teletrabajo o la adopción de nuevas tecnologías y maneras de colaborar, van a dar sus frutos en el corto plazo. Todo ello pese a que el origen haya venido de la mano de un factor externo, circunstancial y negativo.

Siguiendo este enfoque, y dada la necesidad de las compañías de poner en marcha planes de contingencia ante el COVID-19, puede ser el momento de poner en práctica nuevas formas de desarrollar una estrategia de gestión de los riesgos, control y auditoría interna. De este modo, las empresas pueden beneficiarse de una mejor planificación de cara a los próximos años, teniendo en cuenta escenarios similares al que está provocando el COVID-19.

Cuestiones como el trabajo en remoto, interrupciones de las cadenas de suministros, limitaciones para desplazarse, problemas de liquidez, retraso en los plazos, etc. deben tenerse en cuenta en el desarrollo de estrategias. Ante circunstancias excepcionales, el aseguramiento de los riesgos apoyado en procesos que se sostienen sobre formatos físicos (aprobaciones formales mediante firma, actas, contratos, revisiones de documentación en papel, etc) no es posible. Por ello, es importante que las compañías viren desde un enfoque más tradicional hacia una cobertura completa y digital.

El objetivo es diseñar un aseguramiento de los procesos analizando el 100% de las transacciones, multiplicando la cobertura. El análisis masivo de los datos permite avanzar rápidamente sobre aquellas que no presentan anomalías, concentrando el esfuerzo en las excepciones, es decir, en las transacciones que presentan inconsistencias. Este enfoque tiene las siguientes ventajas:

• Permite mantener y cumplir con el plan de auditoría interna de las compañías, ya que es posible operar en remoto y no requiere involucración de negocio a la hora de aportar evidencias, salvo para aquellas transacciones que presenten excepciones.
• Agiliza y reduce la carga en un momento en el que la conciliación y la atención a los más vulnerables es una prioridad.
• Amplía, como ya se ha dicho, el nivel de cobertura al 100%.
• Permite trasladar un mensaje de tranquilidad y continuidad al consejo, necesario en tiempos de crisis.

Además, existen varios factores que facilitan llevar a cabo esta transformación, dado el grado de avance de la tecnología en las compañías:

• La mayoría de las compañías hacen uso de un ERP y/o de otros softwares para registrar las transacciones y, por tanto, los datos ya están disponibles para su análisis. Estos datos en algunos casos pueden requerir de un control de calidad. Sin embargo, es posible encontrar procesos que respondan mejor a un enfoque de este tipo, sin necesidad de una preparación excesiva de la información.
• Las herramientas de análisis y de visualización en la actualidad están diseñadas también para usuarios sin conocimientos informáticos. En este punto hemos vivido una auténtica revolución, pasando de soluciones que sólo eran “usables” por profesionales con una alta capacitación informática a otras muy intuitivas que permiten personalizar los análisis a realizar en cuestión de minutos.
• Los entornos de trabajo permiten la transmisión segura de información a través de conexiones VPN y protocolos de transferencia de archivos.

Pese a que este cambio parezca complejo, la transición no tiene por qué ser demasiado abrupta. Como en todos los proyectos, el nuevo enfoque puede abordarse con los procesos con mejor ratio esfuerzo-beneficio: los procesos de compras o de nóminas suelen ser buenos candidatos, puesto que generan datos suficientes que normalmente se registran en sistemas y además implican salidas de caja. Una vez demostrada la eficacia de estas técnicas, se puede planificar la incorporación de otros procesos a medio-largo plazo.

“Es en la crisis donde nace la inventiva, los descubrimientos y las grandes estrategias” decía Albert Einstein.