La transformación digital de los despachos en tiempo de crisis

Debido a que esta situación extemporánea ha impactado de forma significativa sobre las economías nacionales y globales, las autoridades competentes en varias jurisdicciones ya han concedido aplazamientos (y, en algunos casos, hasta exenciones) relacionados con el cumplimiento de una serie de obligaciones en el ámbito financiero, fiscal, laboral y legal. Esto no es más que una medida temporal que se verá regularizada con el tiempo y que resultará en una nueva realidad, tanto para las empresas como para los organismos públicos. Esta pasa por acelerar la sustitución de nuestras interacciones manuales y presenciales por una comunicación integral a través de medios electrónicos.

En el entorno actual, con el propósito de mantener sus operaciones y actividad recurrente, incluso aquellas empresas que se encontraban en las primeras fases de su transformación digital tendrán ahora que intensificar las labores relacionadas con esta: el fomento de la utilización de programas accesibles que brinden funcionalidades tales como las videoconferencias entre equipos con muchos participantes, el intercambio de documentos en línea, la seguridad y confidencialidad en la gestión de la información o la visión sobre la ejecución de tareas y obligaciones en remoto. Aunque algunas empresas tengan que hacer frente a consecuencias más importantes, y por tanto no consideren las implicaciones tributarias y legales de esta pandemia como un foco prioritario, es innegable que aquellas que se preparen con antelación estarán en una situación más favorable para hacer frente a cualquier resultado adverso a largo plazo.

Una de las consecuencias de esta crisis será una curva de aprendizaje empinada o inclinada para muchas organizaciones y sus empleados. Las empresas que hasta ahora han confiado en soluciones heredadas y, en muchas ocasiones obsoletas, ahora experimentarán la necesidad de optimizar e implementar las mismas en el corto plazo. Deberán ofrecer la formación pertinente a sus profesionales con el objetivo de atender de manera eficiente los requerimientos normativos y corporativos que les apliquen, en una sociedad cada vez más digitalizada.

La anticipación de un ecosistema virtual de servicios legales y fiscales

Muchos asesores, abogados o fiscalistas comenzamos y finalizamos el día acompañados por nuestro portátil, un smartphone y una libreta (esta última no es smart, pero no se queda sin batería). Los líderes de aquellas empresas que en tiempos pasados no impulsaron que sus empleados trabajaran en remoto desde sus casas, se habrán dado cuenta, en primer lugar, de lo difícil que es muchas veces implementar soluciones rápidamente y bajo presión. En segundo lugar, -siempre que hayan podido implentarlo- de que muchos de sus profesionales son incluso más eficientes si se les permite trabajar en sus propios entornos. ¿Esto es suficiente para garantizar una prestación de servicios de calidad en remoto? La respuesta es clara; no.

Una de las obligaciones de las firmas jurídicas consiste en estar continuamente al tanto del proceso de transformación de las autoridades a través de una interacción continuada con las mismas, mantener informados a los clientes para que puedan tomar las medidas necesarias, y acompañarlos en su propio proceso de transformación digital. KPMG ha estado invirtiendo y trabajando durante los últimos años para disponer de soluciones digitales seguras y flexibles, de protocolos claros de actuación, de procedimientos de contingencia testados y, sobre todo, de profesionales debidamente capacitados y preparados en tecnologías aplicadas a nuestra profesión. Todo ello con el fin de adaptarnos y de garantizar el mismo nivel de servicio y de canales de comunicación fluidos entre nuestros propios equipos, nuestros clientes, y los organismos pertinentes en cada país.

La comunicación continuada, la eliminación de silos, la transparencia en los procesos y el fomento del trabajo en remoto que favorezca la conciliación laboral son elementos que, amparados por nuestra inversión en formación técnica y en el desarrollo de soluciones digitales para nuestros equipos y clientes, cobran una enorme relevancia ante situaciones como la que estamos viviendo a nivel mundial. Nosotros hemos apostado por la implantación de soluciones digitales tales como:

• Plataformas de colaboración empresarial, escalables y flexibles, para la interacción entre nuestros equipos y clientes, el intercambio seguro de nuestros datos y documentos, y la monitorización pormenorizada de nuestros procesos;
• Herramientas de visualización de datos, tanto precisas para cubrir necesidades concretas de información de las autoridades públicas, como flexibles para alinearse a las preferencias de cada cliente;
• Soluciones que habiliten la firma electrónica de cara a agilizar el procesamiento virtual y garantizar la integridad de documentos de trabajo, junto a la gestión eficiente y controlada de nuestros certificados digitales;
• Herramientas destinadas a la reingeniería y robotización de procesos (RPA) desplegados por nuestros equipos especializados en metodologías ágiles, para automatizar procesos propios del sector como la cumplimentación y presentación de modelos oficiales o la lectura e interpretación inteligente de documentación legal no estructurada; y
• Tecnología de Machine Learning e inteligencia artificial, para que nuestros equipos y clientes adquieran la capacidad de realizar ejercicios de análisis prescriptivos y predictivos sobre las innumerables fuentes a nuestra disposición para aportar una mayor agilidad y un valor real en nuestra toma de decisiones.

Nuestra estructura y metodología como despacho global nos ha permitido recopilar y compartir de manera ágil las medidas cautelares tomadas por las oficinas locales de KPMG en más de 150 jurisdicciones. De esta forma, aseguramos el cumplimiento de las obligaciones de nuestros clientes y mantenemos una alta calidad en la prestación de nuestros servicios, ofreciendo de manera complementaria un radar normativo dinámico. Este incluye soluciones prácticas para que las organizaciones tengan la capacidad de afrontar situaciones derivadas de una crisis como la actual sin menoscabo de la calidad.

Ninguna organización es inmune a la necesidad de transformación continua

Las distancias sociales, el teletrabajo, la formación a distancia, los nuevos modelos de negocio, e incluso el miedo a lo que pueda suceder, son factores que, sin duda, conducirán a un cambio de mentalidad generalizado y allanarán el camino a la digitalización masiva de las compañías de todos los tamaños. A la postre, aquellas empresas que no frenen, sino que tomen la iniciativa e impulsen la inversión en su propia digitalización – ya sea con soluciones más básicas o sofisticadas, pero ajustadas a sus necesidades – serán de las primeras en beneficiarse de convertir esta necesidad en una oportunidad. Una oportunidad de generar ventajas competitivas y resultados cuantificables a largo plazo, a través de la optimización en la prestación de servicios y de la reducción de amenazas y vulnerabilidades.