Formulación de cuentas anuales y propuesta de aplicación del resultado: medidas extraordinarias

Durante las últimas semanas se han aprobado una serie de medidas extraordinarias relacionadas con la crisis ocasionada por el COVID-19, que abarcan muchos y muy distintos ámbitos.

En el aspecto societario, destaca el Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19 (el “RDL”), que incide especialmente en aspectos que las sociedades mercantiles deben afrontar en los próximos meses, tales como la formulación de las cuentas anuales, la propuesta de aplicación del resultado y la convocatoria de la Junta General Ordinaria, entre otros.

En este sentido, el RDL establece que la obligación de formular las cuentas anuales, ordinarias o abreviadas, individuales o consolidadas, en el plazo de tres meses a contar desde el cierre del ejercicio social, queda suspendida hasta que finalice el estado de alarma, reanudándose de nuevo por otros tres meses a contar desde esa fecha. No obstante, será válida la formulación de las cuentas que realice el órgano de administración durante el estado de alarma, pudiendo igualmente las empresas realizar su verificación contable dentro del plazo legal o acogerse a la prórroga prevista en el RDL, que amplía el plazo para dicha verificación por dos meses desde que finalice el estado de alarma.

Consecuentemente, se amplía también el plazo para la celebración de la Junta General Ordinaria, que en las sociedades cotizadas podrá celebrarse dentro de los diez primeros meses del ejercicio social y en las restantes sociedades deberá reunirse dentro de los tres meses siguientes a contar desde que finalice el plazo para formular las cuentas anuales, contemplándose también la posibilidad de revocar la convocatoria de Juntas ya convocadas, como veremos más adelante.

Asimismo, esta situación extraordinaria puede dar lugar a que sea necesario volver a formular las cuentas anuales o bien modificar la propuesta de aplicación del resultado a la luz de la nueva situación para, por ejemplo, reducir la cuantía de los dividendos a repartir con cargo al ejercicio 2019, extremos que se analizan a continuación.

Reformulación y/o modificación de la propuesta de aplicación del resultado

En este contexto, la Comisión Nacional del Mercado de Valores (la “CNMV”) y el Colegio de Registradores, han emitido en fecha 26 de marzo de 2020 un comunicado conjunto (el “Comunicado”) en relación con las cuentas anuales y la propuesta de aplicación del resultado, indicando las medidas por las que podrán optar las sociedades mercantiles, y el Real Decreto-ley 11/2020, de 31 de marzo, por el que se adoptan medidas urgentes complementarias en el ámbito social y económico para hacer frente al COVID-19, ha modificado los artículos 40 y 41 del RDL para incluir en éstos las referidas medidas indicadas en el comunicado y que se resumen a continuación:

-Si las cuentas anuales ya han sido formuladas y, debido a las nuevas circunstancias, el Consejo de Administración considerara necesario reformularlas y modificar la propuesta de aplicación del resultado, ello implicaría la emisión de un nuevo informe de auditoría de cuentas. En este supuesto, si la Junta General Ordinaria ya hubiera sido convocada, sería necesario desconvocarla por razones de fuerza mayor pudiendo el órgano de administración revocar el acuerdo de convocatoria mediante anuncio publicado, con una antelación mínima de cuarenta y ocho horas, en la página web de la sociedad y, si la sociedad no tuviera página web, en el Boletín Oficial del Estado. En caso de revocación del acuerdo de convocatoria, el órgano de administración deberá proceder a efectuar una nueva convocatoria dentro del mes siguiente a la fecha en que hubiera finalizado el estado de alarma.

-En todo caso, debe tenerse en cuenta que la modificación de la propuesta de aplicación del resultado no comporta necesariamente la necesidad de reformular las cuentas anuales. En estos supuestos, cuando se trate únicamente de sustituir la propuesta de aplicación del resultado contenida en la memoria de las cuentas anuales por otra nueva, habrá que distinguir si la Junta General Ordinaria ha sido previamente convocada o no:

• Si la Junta General Ordinaria no ha sido convocada, el órgano de administración deberá aprobar la propuesta alternativa de aplicación del resultado a someter a la Junta, debiendo cumplirse los siguientes requisitos: (a) justificación por parte del órgano de administración de la modificación en base al nuevo contexto y a las recientes circunstancias económicas y sanitarias provocadas por la pandemia y (b) aportar un escrito del auditor de cuentas en el que deberá indicarse expresamente que el cambio no habría modificado la opinión de auditoría si se hubiera conocido la nueva propuesta de aplicación del resultado en el momento de su firma.
• En el caso de que la Junta General ya estuviese convocada, únicamente sería posible retirar del orden del día la propuesta de aplicación del resultado proponiendo el diferimiento de la decisión sobre dicha propuesta que deberá aprobarse en otra Junta distinta de la ya convocada y de celebración posterior, dada la existencia de delegaciones y votos ya emitidos o conferidos. La decisión del órgano de administración deberá publicarse antes de la celebración de la Junta General ya convocada, exigiendo también esta situación el cumplimiento de los requisitos indicados en los puntos (a) y (b) del punto anterior. En todo caso, la segunda Junta debería celebrarse dentro del plazo extraordinario previsto para la celebración de la Junta General Ordinaria en el RDL. En estos supuestos, la certificación del órgano de administración a efectos del depósito de cuentas recogerá la aprobación de las cuentas anuales, presentándose posteriormente en el Registro Mercantil certificación complementaria relativa a la aprobación de la propuesta de aplicación del resultado.

Asimismo, es necesario tener en cuenta que, tratándose de sociedades cotizadas, la nueva propuesta de aplicación del resultado, su justificación por el órgano de administración y el escrito del auditor a los que nos referimos en los párrafos anteriores, deberán hacerse públicos, en cuanto se aprueben, como información complementaria a las cuentas anuales en la página web corporativa y en la de la CNMV como Otra Información Relevante (OIR) o, en su caso, como Información Privilegiada (IP).

Conclusiones

El Comunicado y el RDL, en su redacción vigente, ofrecen a las compañías medios para adaptar la formulación y la aprobación de sus cuentas anuales y la propuesta de aplicación del resultado a los inesperados cambios derivados de la situación que estamos viviendo en las últimas semanas, incluyendo diversas medidas para flexibilizar los plazos para la formulación de cuentas, la auditoría de las mismas y la celebración de la Junta General Ordinaria.

Asimismo, cabe destacar también que se habilitan soluciones específicas para las diferentes casuísticas derivadas de la adaptación de la propuesta de aplicación del resultado a las nuevas circunstancias y que se recoge la posibilidad de aprobar, separadamente, las cuentas anuales y la citada propuesta de aplicación del resultado, teniendo en cuenta que si bien la normativa no exige que se formulen o aprueben simultáneamente, es lo habitual.

En fin, un conjunto de medidas societarias destinadas a regular ciertas cuestiones de gobierno corporativo para su aplicación en tiempos revueltos y que, visto el ritmo de aprobación de los últimos días, no parecen que vayan a ser las últimas.