Guía práctica para las empresas que tienen implantado el teletrabajo

La COVID-19 ha supuesto un experimento masivo de implantación del teletrabajo en tiempo récord. Pese a que muchas de las compañías ya contaban con esta posibilidad y el trabajo en remoto estaba integrado en sus estructuras, en 2019 solo el 4,8% de los españoles trabajaban desde casa según datos del INE. En 2020, sin duda esta cifra se disparará como consecuencia de un confinamiento que ha puesto a prueba -en la mayor parte de los casos, con éxito- desde los sistemas informáticos a la capacidad de organización de las empresas.

Sin embargo, como explica Javier Hervás, socio responsable de Laboral de KPMG Abogados, “el teletrabajo masivo ha sido consecuencia de un proceso de reacción ante la crisis, sin que haya existido un proceso de reflexión y aceptación entre la empresa y el trabajador. Tendremos que ver cómo resulta finalmente su encaje en la normativa”. El Gobierno ya prepara un proyecto de ley que regulará el trabajo a distancia, aunque, hasta entonces, es importante que las compañías conozcan la regulación existente sobre esta materia.

1. ¿Qué se considera teletrabajo?

Se define el teletrabajo como la “prestación de la actividad laboral asalariada que se realiza de manera preponderante en el domicilio del trabajador o en el lugar libremente elegido por este, de modo alternativo a su desarrollo presencial en el centro de trabajo de la empresa, en la que mayoritariamente se emplean métodos de procesamiento electrónico de información y medios de telecomunicación.

Los expertos destacan varias ventajas de la prestación del trabajo a distancia:

• Tiene efectos positivos para la sociedad, sostenibilidad, medio ambiente y favorece la circulación en las ciudades
• Aumenta la productividad de la empresa y mejora la eficiencia
• Favorece la corresponsabilidad familiar
• Es un buen mecanismo para atraer y retener talento, especialmente de persona jóvenes

“El teletrabajo ha sido sin duda una medida muy eficaz para proteger la salud de los trabajadores, y ha quedado demostrado que en determinados sectores es posible prestar servicios a distancia, aunque el trabajo presencial presenta algunas ventajas frente al teletrabajo, por lo que una fórmula mixta puede ser una buena solución”, afirma Javier Hervás. De este modo, en la era post COVID-19 el trabajo en remoto ya no será considerado una opción residual sino un modelo de trabajo efectivo de prestación de servicios sin que afecte a la rentabilidad y los resultados de la compañía.

2. ¿Cómo se regula el teletrabajo?

Tras el éxito de la implantación masiva del teletrabajo, es previsible que las empresas apuesten por un modelo híbrido, que haga compatible el trabajo desde casa y en las propias oficinas. “Este modelo ha venido para quedarse, por lo que se hace necesaria su adecuada regulación en los convenios colectivos de forma que se aporte una seguridad jurídica necesaria. La negociación será clave en la era post COVID-19 para poner en marcha protocolos en la compañía que establezca las directrices concretas del trabajo a distancia”, sostiene Jordi García Viña, director en el área laboral de KPMG Abogados.

En la actualidad el teletrabajo está regulado por el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores, que incorporó el Acuerdo marco europeo sobre teletrabajo del año 2002, aunque se debe tener en cuenta lo acordado en el convenio colectivo aplicable o en otro tipo de acuerdo.

Respecto de la posibilidad o no de imponer esta forma de trabajar, con carácter general, la sentencia del Tribunal Supremo de 11 de abril de 2005 determinó que no puede imponerse el teletrabajo por la vía del art. 41 del Estatuto de los Trabajadores, necesitando acuerdo entre las dos partes, aunque la situación creada por la pandemia puede haber flexibilizado esta circunstancia.

Por su parte, el artículo 5 del RD-ley 8/2020, de 17 de marzo, establece que la empresa debe adoptar las medidas oportunas en relación con el teletrabajo si ello es técnica y razonablemente posible y si el esfuerzo de adaptación necesario resulta proporcionado. Asimismo, indica que el teletrabajo debe ser prioritario frente a la cesación temporal o reducción de la actividad (su vigencia ha sido prorrogada hasta tres meses después del fin de la vigencia de la declaración del estado de alarma, con la posibilidad de prórrogas adicionales por parte del Gobierno, según el RD-ley 15/2020, de 21 de abril).

3. ¿Cuál es el régimen jurídico del teletrabajo?

Los teletrabajadores tienen los mismos derechos que los que prestan sus servicios en el centro de trabajo de la empresa, salvo aquellos que sean inherentes a la realización de la prestación laboral en el mismo de manera presencial.

En estas especiales circunstancias, es necesario dar unas recomendaciones básicas a estos trabajadores en relación con la manera de prestar el servicio (hábitos de vida saludables, gestión de las emociones, ritmo de trabajo, organización del puesto de trabajo), teniendo en cuenta las especialidades de este momento: conciliación de la vida personal y laboral, cuidado de personas, atención a los hijos, espacios compartidos, gestión del estrés, distracciones (redes sociales), etc.

4. ¿Cómo se establecen la retribución y el tiempo de trabajo?

El teletrabajador tiene derecho a percibir la retribución total establecida conforme a su grupo profesional y funciones. Sin embargo, en el marco de la negociación entre la empresa y el trabajador podrían recogerse cantidades vinculadas a circunstancias que no se recogen en este tipo de prestación, tales como tickets restaurante, pluses de puntualidad, peligrosidad, toxicidad…

Respecto al tiempo de trabajo, la empresa debe asignar una carga de trabajo equilibrada, estableciendo de forma concreta tareas y cometidos y marcando un horario de disponibilidad, en el que se respeten los tiempos de actividad (horario) y de descanso.

4. ¿Cómo se aborda la protección de datos?

El empresario es el responsable de adoptar las medidas adecuadas para garantizar la protección de los datos utilizados por el trabajador con fines profesionales, por lo que debe informar al trabajador de todas las normas y reglas relativas a la protección de datos. Asimismo, es necesario contar con políticas de confidencialidad.

El teletrabajador debe cumplir con estas normas y especialmente, ha de aumentar la seguridad para evitar que se produzcan ciberataques a la red informática de la empresa, fundamentalmente cuando se utilizan equipos informáticos o móviles personales.

Algunas cuestiones de seguridad a tener en cuenta en el marco del teletrabajo son:

• Disponer de antivirus fiables y actualizados
• Acceder sólo a páginas web seguras
• En relación con el wifi, evitar redes públicas o abiertas con los equipos de trabajo, ya que suelen ser más vulnerables
• Bloquear los equipos con contraseñas y cambiarla cada poco tiempo
• Utilizar VPN, ya que permite una conexión segura
• Realizar copias de seguridad de la información y del trabajo realizado especialmente si puede ser en sistemas remoto (en la nube)
• No abrir correos electrónicos desconocidos o páginas web sin control, para evitar el phishing

5. ¿Cuáles son los derechos digitales de los teletrabajadores?

• Intimidad: Los trabajadores tienen derecho a la protección de su intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por su empresario, de manera que sólo puede acceder a los contenidos derivados del uso de estos medios digitales con dos propósitos: controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales y garantizar la integridad de dichos dispositivos
• Utilización dispositivos: El empresario debe establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando los estándares mínimos de protección de intimidad de acuerdo con los usos sociales y los derechos reconocidos constitucional y legalmente. En su elaboración deberían participar los representantes de los trabajadores y los trabajadores deben ser informados de estos criterios. El acceso por el empresario al contenido de dispositivos digitales respecto de los que haya admitido su uso con fines privados requiere que se especifiquen de modo preciso los usos autorizados y se establezcan garantías para preservar la intimidad de los trabajadores, tales como, en su caso, la determinación de los períodos en que los dispositivos pueden utilizarse para fines privados.
• Desconexión digital: Los trabajadores tienen derecho a la desconexión digital a fin de garantizar, fuera del tiempo de trabajo establecido, el respeto de su tiempo de descanso, permisos y vacaciones, así como de su intimidad personal y familiar.
• Cámaras: El empresario puede tratar las imágenes obtenidas a través de sistemas de cámaras para el ejercicio de las funciones de control siempre que estas funciones se ejerzan dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo, debiendo de informar con carácter previo, y de forma expresa, clara y concisa, a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, acerca de esta medida.
• Grabación de sonidos: La utilización de sistemas para la grabación de sonidos en el lugar de trabajo sólo se admite cuando resulten relevantes los riesgos para la seguridad de las instalaciones, bienes y personas derivados de la actividad que se desarrolle en el centro de trabajo y siempre respetando el principio de proporcionalidad y de intervención mínima.
• Geolocalización: Con carácter previo, el empresario ha de informar de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, acerca de la existencia y características de los sistemas de geolocalización, si los utiliza durante el teletrabajo, así como del ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión

6. ¿Cómo se aborda la salud laboral?

El teletrabajador tiene derecho a una adecuada protección en materia de seguridad y salud. Se entiende cumplida la obligación de efectuar la evaluación de riesgos, en los términos previstos en el art. 16 LPRL, con carácter excepcional, a través de una autoevaluación realizada de manera voluntaria por el propio trabajador.

Es fundamental que en el plan de prevención, así como en el resto de las obligaciones derivadas de la prevención de riesgos laborales se ha de contemplar esta especialidad, haciendo hincapié en la información y la formación.

La prevención ha de tener especial incidencia en las pantallas de visualización, así como en los aspectos más relacionados con el puesto de trabajo, como por ejemplo, respecto a los riesgos psicosociales.

7. ¿Cuál es el régimen de seguridad social de un teletrabajador?

 El régimen de Seguridad Social de los teletrabajadores es el mismo que el resto de los trabajadores, tanto en cuanto a las prestaciones, como a la consideración de las contingencias.

Se debe tener en cuenta que los períodos de aislamiento o contagio de los trabajadores provocados por COVID-19 -aunque sean procesos de contingencia común- se consideran como situación asimilada al accidente de trabajo, exclusivamente a los efectos de prestación económica por incapacidad temporal, por lo que los trabajadores cobran desde el primer día de la baja, estando a cargo del empresario el pago del salario íntegro correspondiente al día de dicha baja.

En estos casos, no se exige carencia, de manera que la fecha del hecho causante será la fecha en que se acuerde el aislamiento o enfermedad del trabajador, sin perjuicio de que el parte de baja se emita con posterioridad a esa fecha. La emisión de los partes de baja, confirmación y alta corresponde al Servicio Público de Salud.

Sin embargo, si se pudiera probar que el contagio se ha contraído con causa exclusiva en la realización del trabajo, será calificado como accidente de Trabajo. En este caso, se debe establecer el período de prestación que se considera a los efectos del accidente de trabajo, así como de todas sus consecuencias jurídicas.