Los pilares en la gestión del conocimiento de un despacho de abogados

La gestión del conocimiento (GC) es esencial en cualquier despacho de abogados, y en especial en los más grandes. No es una frivolidad ni un lujo, es necesario. Sin ser nada nuevo, sorprende ver cómo excelentes despachos no tienen éxito en su implementación, y otros siguen instalados en una idea que apenas ha evolucionado.

Desde mi experiencia ya de muchos años, me gustaría trasladar diez ideas capitales sobre cómo organizar la GC en un despacho moderno.

1. Es preciso tener un proyecto de GC: Ya que ello asegura que la información fluye entre los abogados, se gestiona adecuadamente, y se transforma en conocimiento disponible que permite trabajar con más calidad y en permanente estado de actualización. Nunca olvidemos que el conocimiento es, después de las personas, el principal activo de un despacho de abogados.
2. Tener claro lo que es la GC: No puede confundirse la GC con el archivo de documentación y biblioteca. La GC es mucho más que la mera información, requiere que documentalistas profesionales identifiquen y difundan las novedades, con la ayuda de proveedores externos, pero también trabajar junto a abogados y gestionar documentos, tecnología, procesos, pero sobre todo personas. No es sólo conocimiento jurídico, sino de mercados, sectores, etc.
3. Hay que instalarse en una cultura del conocimiento: Uno de los peores errores es no compartir el conocimiento y las experiencias internamente y permitir atesorarlo individualmente. La GC ha de favorecer una espiral en la que el conocimiento se comparte generosamente y crece de manera automática. Todos deben asimilar las mejores experiencias con los clientes, y también conocer y aprender de los errores.
4. La GC va de la mano de la práctica profesional: No se trata de una academia o universidad. El objetivo de un moderno centro de GC es desarrollar procesos internos que hagan que el conocimiento sea una palanca de eficiencia a la hora de dar respuesta a las necesidades de los clientes. Los equipos de GC han de trabajar día a día con los abogados, quienes son sus clientes, y no permanecer en su burbuja.
5. Estructura ligera: Los equipos de GC no pueden ser destinos naturales para los más senior, ni estructuras pesadas. Los gurús van a menos. El conocimiento está on the job, y las organizaciones deben extraerlo del día a día de sus abogados, con un equipo de GC bien dimensionado de forma acorde al tamaño de la Firma, muy motivado, armónicamente encuadrado en la organización y altamente eficaz.
6. El proyecto debe ser ambicioso: Los proyectos de GC de perfil bajo, que no sean bien concebidos, que no cuenten con la inversión adecuada ni se alineen con la innovación, y que no tengan el apoyo de la dirección, están condenados a morir. La GC ha de ser una apuesta estratégica para las cúpulas directivas, ambiciosa en cuanto a sus metas.
7. No olvidar que la GC es un factor multiplicador de competencias: Por un lado, a la hora de asimilar rápidamente el conocimiento de quienes se incorporan a la firma, acelerar la maduración profesional de quienes trabajan en ella en sus diferentes niveles, y retener el conocimiento de quienes salen. Por otro, en firmas de alta especialización, la GC aporta a cualquier abogado un barniz esencial de conocimientos jurídicos generales que permite identificar las necesidades de los clientes y dirigirlas a los especialistas.
8. Hay que conocer lo que se sabe: Un error muy común es no valorar el conocimiento instalado, que siempre es mayor del que se supone en un Despacho que acumula experiencia y diversidad. Hay que identificar al especialista que cuenta con ese conocimiento, para potenciarlo e involucrarlo en el trabajo allí donde más puede aportar. Hablamos de mapas de conocimiento internos.
9. Tecnología: No ha de olvidarse la ayuda de la tecnología a la hora de analizar, gestionar y hacer disponible el conocimiento. Es una tendencia ineludible y además apasionante, si bien el estado actual de la cuestión es incierto y ha de analizarse cualquier inversión teniendo muy claros los fines que se persiguen, porque no es barato.
10. Formación: Finalmente, es muy buena idea conectar la GC con la formación y desarrollo, y con las relaciones con universidades, escuelas de negocios y proveedores de información. Todos los esfuerzos deben coordinarse para que sean eficaces a la hora de rentabilizar las inversiones en estos ámbitos.

El entorno de transformación de la industria y la sociedad no es ajeno a las firmas de abogados, quienes deberán adaptar su forma de trabajar en España, bajo una altísima competencia y en un mercado muy maduro. Posiblemente la tendencia post-crisis sea asesorar mejor y a menor coste. En esta línea, la gestión del conocimiento es esencial para conseguir mayor calidad, alineamiento con la innovación y beneficiarse del conocimiento instalado, para no reinventar la rueda a diario y apoyar a los abogados con el mejor conocimiento disponible en su trabajo.