Hacia un nuevo paradigma en la optimización de los procesos de backoffice

La nueva era digital llega cargada de innovaciones tecnológicas que, de una manera o de otra, afectan a todos los ámbitos de la empresa y en particular a la función financiera. Desde hace unos años hemos venido observando como toda esta corriente de innovación ataca directamente a la manera de ejecutar todos los procesos y tareas del área financiera, la automatización de procesos a través de RPA, la mejora de las capacidades de reporting y análisis de la información a través de herramientas de data & analytics, el incremento de la agilidad con la incorporación de soluciones de movilidad, la mejora en la seguridad y confianza en las transacciones a través de blockchain…y por supuesto la optimización de los tradicionales ERP a través especialmente de tecnologías cloud y bases de datos in memory.

El actual contexto es clave para la evolución de los ERP por parte de las compañías. Tras décadas con mínimos cambios de calado, en los que el propio ERP se adaptaba a los procesos de las compañías a través de complejos y costosos desarrollos, el enfoque ha girado 180º, ahora se cuenta con un producto mucho más avanzado tecnológicamente en el que las bases de datos in memory permiten procesamientos de datos ágiles y en tiempo real además de la utilización de tecnología cloud que facilita las implantaciones rápidas y estandarizadas. Los fabricantes han evolucionado también sus productos aplicando la experiencia de las últimas décadas para ofrecer soluciones orientadas a los procesos reales de las compañías basados en sus mejores prácticas, ofreciendo nuevos productos, llegando a casos plug & play, con mínimas adaptaciones y con tiempos de implantación mucho más cortos que el de los tradicionales ERP.

Es por esto que actualmente la mayoría de las compañías viven en la incertidumbre del momento en el que migrar su actual ERP, cual es la solución que más se adapta a sus necesidades, como este cambio afectará a todo su modelo operativo…Se prevé que en los próximos 5 años se viva una nueva ola de migraciones y nuevas implantaciones de ERP, como ya se vio hace unos años.

De cara a poder ayudar a nuestros clientes en este proceso, KPMG Global apoyado en España por las áreas de MC e ITA, ha desarrollado su propia metodología,  ‘Powered Enterprise’, que se define como un conjunto de activos que permite a nuestros clientes afrontar un cambio transformacional tan profundo como este, con el menor riesgo posible y la mayor confianza ya que partimos de un modelo basado en mejores prácticas de KPMG.

Powered Enterprise es una solución diferencial del mercado, ya que mientras la mayoría de las otras soluciones se enfocan en cubrir algunas partes del modelo operativo (procesos, tecnología y organización), Powered incorpora todos los elementos de dicho modelo operativo (modelo de servicio, organización, procesos, tecnología, data & reporting, modelo de gobierno & controles) garantizando la completa transformación de la función financiera.

Esta metodología o conjunto de activos, se articula en cinco fases que cubren el proceso completo de implantación de un ERP pero teniendo en cuenta el modelo operativo completo (a diferencia de otras metodologías del mercado que solo cubren Procesos, Tecnología y Organización):

• Visión: que consiste en la preparación y lanzamiento del proyecto
• Validación: es la fase clave, en la que se realiza n fit-gap análisis a través de un contraste entre el modelo operativo del cliente con las mejores prácticas de KPMG
• Construcción: se implanta una solución cloud pre configurada
• Entrega: se realizan las tareas de migración, test y formación y se produce la salida a producción
• Evolución: mejora continua en el modelo operativo ya implantado

Tecnológicamente está soportada por las soluciones líderes del mercado (Oracle, SAP, Microsoft Dynamics, Workday…) con sistemas pre configurados que agilizan las implantaciones reduciendo considerablemente los tiempos de configuración y desarrollo y, al estar soportada por distintas soluciones, permite elegir la mejor opción tecnológica en función de las necesidades del cliente y de su adaptación al modelo operativo de este, en detrimento del modelo clásico en el que es la solución seleccionada la que influye de manera determinante en el modelo operativo del área.

Es posible identificar varios tipos de ventajas que aporta esta metodología:

• De cara al cliente, facilita una óptima toma de decisiones en cuanto a su estrategia de gestión de los procesos financieros de backoffice, ya que le permite definir su modelo operativo futuro (no solo procesos, sistemas y organización) partiendo de las mejores prácticas recogidas por KPMG
• En cuanto al desarrollo propio del proyecto, especialmente en cuanto a materia de riesgos ya que los reduce de forma significativa con respecto a metodologías tradicionales que dependían del conocimiento propio del equipo, en este caso, las mejores prácticas de KPMG indican el camino a seguir, aportando los materiales necesarios para la correcta toma de decisiones así como de un sistema pre configurado, que permite al cliente rápidamente probar dicho sistema con sus propios procesos, mejorando la gestión del cambio e involucrando a sus equipos desde el primer momento en la revisión de los procesos directamente desde el propio sistema.
• En materia económica, partiendo del desarrollo del proyecto, que al utilizar mejores prácticas y materiales pre configurados, permite reducir los tiempos de desarrollo de la solución (tanto la parte funcional como la técnica) en más de una tercera parte en comparación con modelos tradicionales y de esta manera reducir el coste de implantación, además, la propia solución a implantar es una herramienta cloud que elimina la inversión inicial en hardware y reduce los costes de mantenimiento y upgrade del sistema (realizado por el propio fabricante).

A través de Powered, las organizaciones tendrán la opción de acelerar su transformación digital, reduciendo riesgos y costes a la vez que optimiza su modelo operativo, apoyados en las soluciones tecnológicas líderes del mercado.